ERP-järjestelmän päivitys on muutosloikka isommasta päästä. Hyvin valmisteltuna ja hyvän kumppanin kanssa se saadaan kuitenkin kerralla jiiriin, koko arvoketjun hyödyksi.
Selkeyttä moniulotteisiin projekteihin
Rakennusalalla tehokas toiminnanohjaus on erityisen tärkeää, koska projektit ovat monivaiheisia ja niissä on useampia toimijoita. Työmaasuunnitelmat, materiaalinhallinta ja resursointi vaativat reaaliaikaista ohjausta ja sujuvaa tiedonkulkua aikatauluviiveiden ja kustannusylitysten välttämiseksi. Toimiva ohjaus tarkoittaa myös, että mahdollisiin ongelmiin pystytään reagoimaan nopeasti.
Uusi ERP rakennettiin skaalautuvaksi
Kun vanha prosessinhallintajärjestelmämme alkoi kasvumme myötä käydä pieneksi, oli vaihdon aika.
Uudistukselle kirjattiin selkeät tavoitteet, joihin kuuluivat muun muassa
- raportoinnin tehostaminen/automatisointi
- rutiinien sujuvoittaminen
- järjestelmän skaalautuvuus kasvun tueksi
Aloitimme projektin perusteellisella tilanneanalyysilla ja vaatimusmäärittelyllä, jota laatimassa oli asiantuntijoita sekä työmailta että hallinnosta. Samaan aikaan toteutettiin sisäistä muutosjohtajuutta – uudistus tulisi olemaan henkilöstölle suuri.
Tavoitteiden kirkastuttua aloitimme huolellisen valintaprosessin, jonka perusteella päädyimme EG Jydacom -toiminnanohjausjärjestelmään.
Meille oli tärkeää, että järjestelmän toimittaja ymmärtää rakennusalaa. Alan tuntemuksen merkityksestä puhuu myös Sari Pienmäki EG Jydacomista: ”Meidän tapamme toimia rakennusliikkeiden kanssa on ymmärtää, miten juuri kyseinen yritys ja sen prosessit toimivat. Jotta tällainen keskustelu saadaan aikaiseksi, se vaatii luottamuksen rakentumisen molemmin puolin. Tällä tavalla pystymme auttamaan heitä varmistamaan ERP-hankkeelle asetetut yhteiset tavoitteet.”
Koulutusta ja kommunikointia
Viitisen kuukautta kestänyt käyttöönotto alkoi määritysten tekemisellä ja Vesteran pääkäyttäjien koulutuksella, minkä jälkeen siirryttiin varsinaiseen käynnistys- ja henkilökunnan koulutusvaiheeseen.
”ERP-hankkeen vetämisessä yhteisten ohjaavien tavoitteiden löytäminen on ensiarvoisen tärkeää”, Sari Pienmäki korostaa. ”Näin varmistetaan se, että tavoitteissa on punainen lanka, ja mahdollisten rönsyjen kohdalla voidaan käydä keskustelu, meneekö kyseinen asia ohjaavien tavoitteiden alle.”
Me Vesteralla saimme käyttöönoton tueksi osaavan koulutustiimin, joka myös vastasi monenlaisiin kysymyksiin ripeästi monella kanavalla. Eteen tulleet haasteet ratkaistiin kuuntelemalla työmaitamme, joissa ohjelman ominaisuuksia muokattiin juuri meille sopiviksi. Kun omassa organisaatiossa on lukuisia asiantuntijoita, heidän osaamistaan kannattaa hyödyntää. Avoimen kommunikaation merkitystä ei voi kylliksi korostaa.
Kokemuksia kumppanuudesta?
Uusi järjestelmä on ollut käytössä tätä kirjoitettaessa kolmen kuukauden ajan. EG Jydacomin Sari Pienmäki pohtii hyvin sujuneen projektin salaisuutta: ” Onnistunut käyttöönotto vaatii sekä asiakkaan että toimittajan sujuvaa yhteistyötä sekä molemmilta osapuolilta projektipäälliköt, jotta pitävät huolen projektin etenemisestä ja aikataulussa pysymistä.”
Vaikka Jydacom-ohjelman käyttö vaatiikin vielä harjoittelua, projektin tavoitteista suurin osa – ellei peräti kaikki – ollaan saavuttamassa vielä tämän vuoden puolella. Ja kun uusi sulautuu osaksi työarkea, saamme entistä enemmän aikaa ydinosaamiseemme – palvelukiinteistöjen ja hyvien asiakaskokemusten rakentamiseen.
Saamapuolella on myös EG Jydacom: ” Me opimme taas rakennusalasta lisää, jolloin voimme auttaa myös muita rakennusliikkeitä muun muassa kehittämällä ohjelmistoamme ja koulutuksiamme.”
Vesteran vinkit toiminnanohjausjärjestelmän hankintaan
1. Hyvä valmistelu on kaiken perusta. Hyvä vaatimusmäärittely ja henkilöstön osallistaminen tekevät ihmeitä.
2. Käyttöönotto kannattaa suunnitella tarkasti. Näin varmistetaan, ettei tuhlata kenenkään aikaa ja että kaikki pysyvät mukana.
3. Valitse kumppani, joka ymmärtää toimialaasi. Rakennusala ei ole mikään peruspalvelu – se vaatii erikoisosaamista.
Markus Reiman
Talousjohtaja
Vestera Oy